Co właściwie kupujesz
W modelu SaaS otrzymujesz dostęp do stale świadczonej usługi. Może to być aplikacja do rezerwowania wizyt, przygotowywania ofert albo obsługi zgłoszeń klientów. SaaS jest jedną z form chmury obliczeniowej, ale te pojęcia nie oznaczają dokładnie tego samego. Chmura może dostarczać także samą infrastrukturę, na której firma buduje własne rozwiązania. Tutaj zazwyczaj zaczynasz od istniejącej aplikacji i dopasowujesz jej ustawienia. Dzięki temu część pracy technicznej wykonuje dostawca. Nadal jednak musisz zdecydować, jakie informacje trafiają do systemu, kto ma do nich dostęp i jak pracownicy mają korzystać z nich podczas wykonywania zwykłych obowiązków.
Abonament nie pokazuje całego kosztu
Opłata abonamentowa jest częsta, lecz nie opisuje wszystkich warunków korzystania z usługi. Najmniejszy pakiet może nie obejmować potrzebnych uprawnień albo odpowiedniego eksportu danych. Sprawdź, co zmienia dodanie kolejnych osób, zwiększenie liczby zapisów lub podłączenie innego programu. Oceń całkowity koszt posiadania, uwzględniając konfigurację, porządkowanie danych, naukę obsługi, wsparcie i ewentualną migrację. Tania licencja może towarzyszyć kosztownej praktyce ręcznego przepisywania informacji. Droższa usługa może natomiast mieć uzasadnienie, jeśli rzeczywiście pomaga wykonywać potrzebną pracę. Porównuj więc pełne sposoby działania firmy, a nie wyłącznie widoczne na stronie dostawcy kwoty za jeden miesiąc użytkowania.
Przykład z fikcyjnego warsztatu
Wyobraź sobie fikcyjny warsztat naprawczy, który przenosi terminarz z papierowego zeszytu do usługi rezerwacji. Właściciel chce, aby recepcja i technicy widzieli te same potwierdzone terminy. W takim przypadku ładny formularz internetowy nie wystarcza do oceny narzędzia. Zespół powinien sprawdzić przesuwanie wizyt, odwołane spotkania, podobne nazwiska klientów i naprawę, która niespodziewanie się przedłuża. Potrzebny jest również sposób pracy podczas przerwy w dostępie do internetu. Ten przykład nie zakłada żadnych zmierzonych oszczędności. Pokazuje, że decyzję łatwiej podjąć na podstawie zwykłych komplikacji niż pokazu, w którym każda rezerwacja przebiega idealnie od początku do końca.
Kto odpowiada za codzienną obsługę
Dostawca może utrzymywać serwery i aktualizować aplikację, ale ktoś w twojej firmie nadal musi zarządzać kontami, przeglądać uprawnienia i informować zespół o zmianach. Odchodzący pracownik nie powinien być jedyną osobą zdolną zmienić dane rozliczeniowe lub wyeksportować informacje. Zadbaj o kontrolę firmy nad kontem i odpowiedni sposób odzyskania dostępu. Ustal również, kto zauważa awarię połączenia między programami i kontaktuje się ze wsparciem. Przeczytaj konkretne warunki świadczenia usługi. Rozpoznawalna marka nie zastępuje ustaleń operacyjnych. Pracownicy potrzebują też prostego sposobu zgłoszenia omyłkowego udostępnienia informacji, bez obowiązku wcześniejszego rozpoznania technicznej przyczyny zdarzenia.
Połączenia trzeba sprawdzić w praktyce
Informacja o dostępności API oznacza, że istnieje interfejs do komunikacji programów. Nie dowodzi jeszcze, że twoje konkretne połączenie jest gotowe. Program rezerwacyjny może przechowywać wizytę, podczas gdy system zleceń wymaga osobnych pozycji materiałów i robocizny. Sprawdź, które pola przechodzą dalej, gdzie znajduje się rozstrzygająca wersja danych i jak obsługiwane są poprawki. Przetestuj również usuwanie wpisów oraz ponowne przesłanie tego samego zdarzenia. Gdy połączenie przestanie działać, potrzebne są widoczny komunikat i bezpieczny sposób wznowienia pracy. Bez takich ustaleń prosta usługa może regularnie tworzyć zadania związane z ręcznym uzgadnianiem rozbieżnych zapisów.
Pomyśl o wyjściu przed rozpoczęciem
Poproś o przykładowy eksport jeszcze podczas oceny rozwiązania. Otwórz plik poza aplikacją i sprawdź, czy notatki, załączniki oraz powiązania pozostają zrozumiałe. Lista nazw klientów nie wystarczy, jeżeli historia ustaleń znajduje się w komentarzach, których nie da się przenieść. Ustal, czy eksport wykonasz samodzielnie, jak długo zachowasz dostęp po zakończeniu umowy i co wymagałoby ręcznego odtworzenia. To zwykłe pytania zakupowe, a nie zapowiedź problemów dostawcy. Pomagają zrozumieć, jakie informacje powierzasz usłudze. Mogą również ujawnić, że własne nazwy plików i niejednolite opisy utrudniałyby przeniesienie danych nawet wtedy, gdy eksport technicznie działa poprawnie.
Funkcje przydają się tylko wtedy, gdy są używane
Narzędzie pomaga, gdy osoby wykonujące pracę potrafią korzystać z niego regularnie i w podobny sposób. Do próby zaproś również kogoś, kto zajmuje się wyjątkami, a nie tylko osobę zatwierdzającą zakup. Uzgodnij niewielki zestaw wymaganych pól i wyjaśnij ich zastosowanie. Nie przenoś każdej kolumny ze starego arkusza wyłącznie dlatego, że nowy system ma dużo miejsca. Obserwuj wykonanie prawdziwego zadania bez podpowiadania każdego kroku. Powtarzające się wahania mogą wynikać z trudnego interfejsu, brakującego szkolenia lub niepotrzebnie skomplikowanego procesu. Te przyczyny wymagają różnych działań, a zakup dodatkowych funkcji nie rozwiązuje ich automatycznie.
Krótka próba przed decyzją
Zapisz zadanie, które usługa ma wspierać, osoby odpowiedzialne za jego wykonanie oraz informacje, które muszą pozostać dostępne. Następnie przejdź przez cały przypadek od wprowadzenia danych, przez poprawkę, aż do eksportu. Zanotuj wysiłek związany z administracją kontami i utrzymaniem połączeń. Porównaj narzędzie z dotychczasowym rozwiązaniem i prostszą alternatywą, stosując te same wymagania. Rozsądnym wynikiem może być zakup, odłożenie zmiany albo ograniczenie zastosowania do jednego obszaru. Celem jest działający sposób organizacji pracy. Kolekcja abonamentów, których przeznaczenia po pewnym czasie nikt nie potrafi wyjaśnić, sama w sobie nie poprawia działania przedsiębiorstwa.
Częste pytania
Czy każda aplikacja w przeglądarce jest SaaS?
Nie. Przeglądarka określa sposób dostępu, a firma może sama utrzymywać aplikację internetową. SaaS opisuje model świadczenia usługi przez dostawcę. Sprawdź więc, kto faktycznie odpowiada za działanie i utrzymanie programu, zamiast wnioskować wyłącznie z wyglądu ekranu logowania.
Czy SaaS zastępuje kopie zapasowe?
Nie zakładaj tego automatycznie. Ustal, co dostawca potrafi odtworzyć, w jakich okolicznościach i jakich niezależnych kopii potrzebuje firma. Przywrócenie działania całej usługi może oznaczać coś innego niż odzyskanie informacji przypadkowo usuniętych przez jednego z użytkowników.
Czy mały zespół potrzebuje takiego rozwiązania?
Może z niego skorzystać, jeśli narzędzie rozwiązuje powtarzalny problem przy rozsądnym nakładzie administracji. Mały zespół również powinien sprawdzić dostęp, eksport i koszty. Prosta aplikacja z jasnymi zasadami używania bywa bardziej użyteczna niż rozbudowany system bez osoby odpowiedzialnej za porządek.